ASSISTANT ADMINISTRATIF ET FINANCIER DE PROJET

MISSIONS

L’Assistant Administratif et Financier (AAF) aura comme principale mission d’accompagner le Coordonnateur de l’UGP et l’agence d’exécution (AE) dans la gestion administrative et financière du projet. Son activité consiste à gérer les finances, contrôler les budgets et leur exécution et organiser les ateliers, réunions et séminaires. L’AAF travaillera en étroite collaboration avec le CSE et l’AE sous la supervision du Coordonnateur de l’UGP et de la Direction Administrative et Financière du CSE.

PRINCIPALES TACHES ET RESPONSABILITÉS

Sur le plan administratif :
– Préparer les correspondances ou courriels à transmettre dans le cadre du projet ;
– Contribuer à la préparation des missions de l’équipe de projet ainsi que celles de l’AE ;
– Fournir l’assistance nécessaire au Coordonnateur du Projet ;
– Préparer et mettre à jour des inventaires des immobilisations et des stocks de consommables du projet ;
– Préparer et organiser les réunions, ateliers et séminaires du projet en rapport avec les équipes de l’AE ;
– Suivre la mise en œuvre des décisions issues des réunions ;
– Surveiller les statuts contractuels des prestataires et du personnel et attirer l’attention du Coordonnateur à ce sujet ;
– Signaler dans les délais les fins des contrats pour les éventuelles extensions ;
– Surveiller le calendrier de rapportage défini dans les conventions entre le CSE et l’AE ;
– Rechercher et mettre en forme l’information produite par le projet ;
– Veiller à disposer de tous les fichiers et dossiers du projet à la fois en fichiers électroniques et en versions imprimées;
– S’assurer de l’archivage physique et électroniques de tous les documents ou fichiers produits dans le cadre de ce projet ;
– Veiller à la bonne exploitation des moyens et outils de fonctionnement du projet.

Sur le plan financier:
– Assurer l’approvisionnement et la gestion des consommables ;
– Assurer l’exhaustivité et l’exactitude des comptes comptables ;
– Contribuer à préparer les divers rapports de référence (états d’avancement et d’autres rapports financiers nécessaires) ;
– Suivre et contrôler le taux d’exécution budgétaire des activités du projet,
– Faire le suivi des commandes de fournitures et de matériels ;
– Faire le suivi du Projet dans le logiciel de gestion TOMPRO ;
– Préparer et communiquer dans les délais les besoins estimatifs pour l’organisation des séminaires et ateliers ;
– Enregistrer les opérations dans le logiciel TOMPRO ;
– Faire les Etats de réconciliations bancaires tous les mois
– Préparer les rapports comptables périodiques et les PTBA annuels conjointement avec le coordonnateur;
– Préparer les requêtes de paiement ;
– Préparer les révisions budgétaires du projet ;
– Assurer la tenue de la petite caisse ;
– Assurer la mise à jour journalière du journal de caisse ;
– S’impliquer dans la réalisation des résultats attendus du projet ;
– Soumettre et suivre les plans de trésorerie du projet ;
– Soumettre et vérifier le budget et les données comptables (préparation de dossiers financiers, calcul des coûts et estimation des dépenses prévues ;
– Standardiser le système comptable du projet avec les procédures financières et comptables du CSE ;
– Sur présentation d’une autorisation de paiement, calculer et payer les perdiems, salaires et autres, effectuer les paiements finaux de voyage et autres réclamations ;
– Tenir de façon appropriée les documents comptables ;
– Tenir les documents comptables en vue des différents classements, de l’enregistrement des transactions financières ainsi que de l’apurement des comptes suivant les procédures du CSE.
– Préparez les pièces justificatives des dépenses et tous les fichiers nécessaires pour l’audit chaque année.

EXIGENCES OBLIGATOIRES DU PROFIL
– Être titulaire au moins d’un Diplôme d’enseignement supérieur (Bac + 4) en Finances, Comptabilité, Economie ;
– Avoir une expérience trois une (trois années) année en qualité d’AAF de projet ;
– Avoir une excellente connaissance des techniques de gestion financière de projet et de gestion budgétaire ;
– Savoir travailler en équipe pluridisciplinaire et sous pression ;
– Avoir une bonne expression écrite et orale en français ;
– Parfaite connaissance de Word, MS Project, Excel, Powerpoint, Outlook, Adobe, etc.
– Connaissance parfaite des logiciels comptables SAGE – TOMPRO
– Excellentes capacités organisationnelles ;
– La maîtrise de l’anglais est un atout

Dossier de Candidature :

-Une lettre de motivation indiquant clairement le titre du poste,
adressée au Directeur général du CSE ;
-Un curriculum vitae détaillé.
-Des copies des diplômes et attestations certifiés
conformes justifiant les expériences et formations pertinentes
déclarées dans le CV ;
-Une copie de tout autre document pertinent

Lieu d’affectation : Kaolack

Les dossiers de candidature doivent être envoyées par
email à l’adresse suivante : soumission_ao@cse.sn
Au plus tard le 10 Mars 2025